Kiinteistökauppojen teko vaatii myyjältä useiden erilaisten asiakirjojen hankkimista ja laatimista. Kiinteistökaupat on mahdollista hoitaa itse, mutta varmimmin paperisota hoituu kiinteistönvälittäjän avulla. Erityisesti kauppakirjan laatiminen on paras jättää ammattilaisille, sillä vain maakaaren muotomääräykset täyttävä kauppakirja on pätevä.
Kiinteistökaupan asiakirjat voivat vaihdella tapauskohtaisesti. Jokaisessa kaupassa tarvitaan kuitenkin vähintään lainhuutotodistus, rasitustodistus, kiinteistörekisteriote sekä itse kauppakirja.
Lainhuutotodistus, rasitustodistus ja kauppakirja
Lainhuutotodistus kertoo kiinteistön omistajatiedot. Näin ostaja voi varmistaa, että myyjällä on omistusoikeus kiinteistöön ja oikeus sen luovuttamiseen. Lainhuutorekisteriä ylläpitää Maanmittauslaitos. Lainhuuto, eli kiinteistön omistusoikeuden rekisteröinti, tulee hakea kuuden kuukauden sisällä kiinteistön luovutuskirjan tekemisen jälkeen.
Rasitustodistuksesta selviää kiinteistöön kohdistuvat rasitukset ja oikeudet. Todistus kertoo, onko kiinteistöön vahvistettu kiinnitys. Mikäli kohteeseen ei kohdistu rasituksia, on todistuksessa maininta: ”Lainhuuto- ja kiinnitysrekisterin mukaan omaisuuteen ei kohdistu rekisteriin merkittäviä rasituksia tai rajoituksia, eikä uusia asioita ole vireillä.”
Kiinteistön kauppakirja tulee tehdä kirjallisena ja sen vahvistaa kaupanvahvistaja. Kauppakirja sisältää aina vähintään seuraavat tiedot: luovutettava kiinteistö, myyjä sekä ostaja, luovutustarkoitus ja kauppahinta tai vastike. Kauppakirjan ehtojen tulee vastata esisopimuksen tai ostotarjouksen ehtoja ja kauppakirja tulee täyttää maakaaren (kiinteistökauppaa säätelevä laki) muotomääräykset.
Kiinteistörekisteriote ja karttaote
Kiinteistörekisteriote on keskeinen asiakirja kiinteistökaupoissa. Kiinteistörekisteriote sisältää kiinteistöön liittyviä perustietoja, kuten kiinteistötunnus ja kiinteistön mahdollinen nimi, kiinteistön pinta-ala, reksiteriyksikkölaji ja rekisteröintipäivämäärä.
Otteella voi olla tietoja myös kiinteistön rasitteista tai oikeuksista. Esimerkiksi, onko kiinteistö kiinnitetty jonkin velan vakuudeksi tai onko kiinteistöön myönnetty vuokraoikeus. Tavallisia rasitteita kiinteistölle ovat esimerkiksi naapurin oikeus käyttää tontin läpi kulkevaa tietä tai venevalkamaoikeus.
Kiinteistörekisterin karttaotteesta käy ilmi myytävän kohteen tarkka sijainti sekä rajat.
Rakennuslupa-asiakirjat ja kaavaote
Kiinteistökaupassa olennaista voi olla hankkia myös kiinteistön rakennuslupa-asiakirjat. Ostaja voi näin varmistaa, että kiinteistön rakennukset ja niihin tehdyt muutokset ovat lupien mukaiset ja vastaavat luvissa määrättyjä käyttötarkoituksia. Samalla selviää myös, onko kiinteistössä jäljellä vielä rakennusoikeutta.
Kaavoitus määrää alueiden maankäytön ja rakentamisen. Kaavaote kertoo myyntikohteena olevan kiinteistön ympäristön kaavoitustilanteen. Näin ostaja näkee esimerkiksi, miten alueen asuinalueet, viheralueet ja liikenneyhteydet sijoittuvat myyntikohteen ympäristössä.
Energiatodistus ja kuntotarkastus
Energiatodistus kertoo kiinteistöllä olevan rakennuksen energiatehokkuuden ja toteutuneen energiankulutuksen. Energiatodistus vaaditaan nykyään yleensä kaikilta rakennuksilta. Ekologisuus on monille yhä tärkeämpi arvo, joten energiatodistus voi olla hyvä hankinta, vaikka sitä ei lain mukaan vaadittaisi.
Useimmat ostajat haluavat nähdä myös myyntikohteena olevan rakennuksen kuntotarkastusraportin. Parasta on, jos sekä myyjä että ostaja pääsevät mukaan kuntotarkastukseen, jolloin molemmilla on mahdollisuus esittää kysymyksiä tarkastajalle paikanpäällä. Kuntotarkastusraporttiin on joka tapauksessa syytä tutustua huolellisesti ja se palvelee niin ostajaa kuin myyjää.
Muut kiinteistökaupan asiakirjat
Edellä mainittujen asiakirjojen lisäksi kiinteistökaupoissa voidaan tapauskohtaisesti tarvita joukkoa muita dokumentteja. Kaupoissa voidaan tarvita esimerkiksi hallinnanjakosopimus, tiedot liittymäsopimuksista, tiedot vesihuollosta tai jätevesijärjestelmästä. Jos myyntikohteena oleva kiinteistö sijaitsee vuokratontilla, vaaditaan myös maanvuokraussopimus.
Kiinteistökaupat voivat tuntua melkoiselta paperisodalta ja voi olla vaikea hahmottaa, mitkä kaikki asiakirjat vaaditaan ja mitä ei. Kiinteistönvälittäjän käyttö tekee myyjälle kaupoista huomattavasti yksinkertaisempaa. Välittäjän tehtävänä on hankkia ja esittää myyjälle sekä ostajalle kaikki ne tiedot ja asiakirjat, joiden voidaan olettaa vaikuttavan kauppoihin.