Skip to content

SKVL tietosuoja- ja rekisteriseloste

Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.

REKISTERINPITÄJÄ

Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Suomen Kiinteistönvälittäjät ry - Finlands Fastighetsmäklare rf (jäljempänä SKVL). SKVL vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Suomen Kiinteistönvälittäjät ry – Finlands Fastighetsmäklare rf 
Kalevankatu 4, 3.krs. 
00100 Helsinki 
y-tunnus 0202157-7
www.skvl.fi

Yhteyshenkilö

Lakimies Tiina Aho
tiina.aho@skvl.fi

REKISTERIN NIMI JA TIETOSISÄLTÖ

SKVL:n asiakasrekisteri (”Asiakasrekisteri”).

Yleistä henkilötietojen käsittelystä

Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä rekisteröidyn oikeudet.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu, joka perustuu osapuolten väliseen asialliseen yhteyteen, sopimukseen tai henkilön itsensä antamaan suostumukseen ja lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi sekä muut vastaavat käyttötarkoitukset, mikäli rekisteröity on antanut suostumuksensa tällaiseen käsittelyyn.

1. Käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme

  • voimme olla sinuun yhteydessä tarjotaksemme jäsenyyteen liittyviä palveluita ja voimme käsitellä henkilötietojasi myös markkinointitutkimuksia ja jäsenkyselyitä varten sekä markkinoidaksemme muita palveluitamme. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin.
  • saadaksemme riittävät ja asianmukaiset tiedot jäsenpalveluiden kehittämiseen, parantamiseen, suojaamiseen ja toimintamme johtamiseen.

2. Lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi

  • voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi tai toteuttaaksemme viranomaisten lakiin perustuvat tietopyynnöt.

3. Sopimukseen perustuva tietojen tallentaminen

  • käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista ja jäsenpalvelujen toteuttamista varten, mukaan lukien jäsenten edunvalvonta, neuvonta ja kouluttaminen. Henkilötietojen käsittely perustuu sinun ja meidän väliseen jäsensuhteeseen.

4. Tarkoitukset, joihin olet suostunut

  • muut vastaavat käyttötarkoitukset, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Henkilöistä kerättävien tietojen käsittelyssä noudatetaan erityistä huolellisuutta. 

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia tietoja:

  • henkilön itsensä antamat tiedot;
  • asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot esim. koulutuspalveluiden osto- ja peruutustiedot, palautteet, sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit;
  • markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen esim. tapahtumiin osallistuminen;
  • yrityksen nimi;
  • perustiedot, kuten vastaavan hoitajan nimi ja syntymäaika ja yhteystiedot;
  • jäsenyritysten välitystyötä tekevien työntekijöiden nimet, sähköpostit, puhelinnumerot ja valokuvat;
  • jäsensuhteeseen liittyvät tiedot, kuten jäsenmaksutiedot, laskutusosoite, markkinointiluvat ja -kiellot;
  • henkilömäärä;
  • muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot suostumuksen perusteella. 

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin se jäsenyys, jonka hoitamiseksi tarvitsemme tietoja, on voimassa tai jäsenen yhteyshenkilö vaihtuu toistaiseksi. Henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole tarvetta tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan Rekisteröidyn suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja jäsensuhteen hoitamista varten. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka

  • olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esimerkiksi kun liityt jäseneksi;
  • syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä;
  • saadaan muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa. 

Jäsenhakemuksessa yhteyshenkilön henkilötiedot saadaan organisaation lähettäessä jäsenhakemuksen. Koulutuksen yhteydessä henkilötiedot saadaan jäsenyritykseltä itseltään. Eettisen toiminnan valiokunnan saamat tiedot kerätään yksittäisten henkilöiden lähettämistä kanteluista sekä jäsenyritysten lähettämistä vastineista.

TIETOJEN LUOVUTUS

Rekisterin tietoja ei luovuteta kaupalliseen tarkoitukseen tai kolmansille osapuolille paitsi toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön niin edellyttäessä lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille vain rekisteröidyn suostumuksella osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme jäsenetujen tarjoamista varten sekä jäsenhakemuksessa olevat tiedot asianomaiselle alueyhdistykselle.

Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun. Sellaisia alihankkijoita voivat olla esim. markkinointijärjestelmien palveluntarjoajat. 

TIETOJEN SIIRTO EU:n TAI ETA:n ULKOPUOLELLE

Tietoja ei luovuteta tai siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

EVÄSTEET JA GOOGLE ANALYTICS

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla www.skvl.fi. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttökokemusta.

Useimmat Internet-selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti, mutta halutessasi voit muokata selaimesi asetuksia ja milloin tahansa poistaa evästeet käytöstä. Voit välttää evästeet muokkaamalla selainohjelmasi asetuksia ja kieltämällä niiden käytön.

Sivusto käyttää Google Analytics kävijäseurantasovellusta. Sovellus kerää tietoa sivustokäyttäytymisestäsi, jotta SKVL voi parantaa sivujensa sisältöä ja käytettävyyttä paremmin käyttäjien tarpeita vastaavaksi. Tiedot kerätään nimettöminä IP suojauksen kautta, jolloin vain osaa IP – osoitteesta hyödynnetään ja yksittäisen tunnistettavan henkilön käyttäytymistä on mahdotonta päätellä. Tietoja kerätään ainoastaan tilastollisiin tarkoituksiin anonyymissä muodossa. 

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös muille käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Rekisterin aineistoa säilytetään palveluntarjoajan suojatuilla palvelimilla.

Manuaalinen aineisto säilytetään erityistä huolellisuutta ja varovaisuutta noudattaen lukituissa toimitiloissa.

Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun tämän alihankkija, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten suojatoimien järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa kieltää tai sallia henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.

Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu Asiakasrekisteriin. Rekisteröidyn on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kohdan Yhteydenotot kuvatulla tavalla, kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse.

Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot Rekisteröidylle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa tiedot siirretyksi järjestelmästä toiseen jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Virheellisen tiedon oikaiseminen

Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia rekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.

Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta, sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi, vaikka peruste tiedon käsittelylle muutoin olisikin.

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu Rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön 

perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

Menettely oikeuksien käyttämisessä

Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tässä selosteessa mainituilla yhteystiedoilla.

Erimielisyydet

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata Rekisteröidyn oikaisu- tai muuta pyyntöä.

PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.

OIKEUS VALITTAA VALVONTAVIRANOMAISELLE

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

YHTEYDENOTOT

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tai postitse tässä selosteessa edellä mainitulle yhteyshenkilölle.

Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

SKVL vastaa pyyntöihin 1 kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.


MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 30.1.2019.